Amateurfußball

Das Digitale Vereinsheim ist die neue zentrale Verwaltungsplattform für Sportvereine. Sie soll die Kommunikation und Organisation erleichtern und Ehrenamtliche entlasten. DFB.de beantwortet die wichtigsten Fragen im FAQ.

1. Was ist das Digitale Vereinsheim - und warum gibt es die Anwendung?

Das Digitale Vereinsheim ist eine digitale Plattform für Sportvereine. Sie hilft dabei, Mitglieder, wichtige Informationen und Dokumente zentral zu organisieren und den Vereinsalltag einfacher zu gestalten.

Viele Vereine stehen vor ähnlichen Herausforderungen: Informationen gehen verloren, Wissen und Arbeit konzentrieren sich auf zu wenige Personen, Ehrenamtliche haben wenig Zeit und die Kommunikation wird zunehmend komplexer. Das Digitale Vereinsheim bündelt zentrale Aufgaben der Vereinsorganisation an einem Ort und soll Verantwortliche im Alltag entlasten.

Das Digitale Vereinsheim ist für Sportvereine jeder Größe entwickelt – unabhängig von Sportart, Spartenanzahl oder dem bisherigen Stand der Digitalisierung. Es richtet sich insbesondere an Menschen, die im Verein Verantwortung tragen, etwa Vorstände, Schatzmeister*innen, Trainer*innen und Jugendleiter*innen.

Das Digitale Vereinsheim löst die Anwendung DFBnet Verein ab.

2. Muss mein Verein das Digitale Vereinsheim nutzen - und müssen alle Mitglieder die App verwenden?

Nein. Vereine müssen das Digitale Vereinsheim nicht nutzen. Sie können sich grundsätzlich auch für eine andere Softwarelösung entscheiden. Führen Vereine die Anwendung ein, ist die Nutzung der App für Mitglieder freiwillig. Ein Verein kann das Digitale Vereinsheim für seine Verwaltung nutzen, während jedes Mitglied selbst entscheidet, ob es die App verwenden möchte.

3. Warum wird DFBnet Verein abgelöst - und bis wann kann es genutzt werden?

DFBnet Verein ist die Anwendung für Vereins- und Mitgliederverwaltung, die bisher vom DFB angeboten wurde. Das Digitale Vereinsheim ist als moderne Nachfolgelösung angelegt und ergänzt die Funktionen um weitere Bereiche der Vereinsorganisation wie bspw. Kommunikation, Platzverwaltung oder die Einbindung von Trainer*innen und Eltern.

DFBnet Verein wird zum 31. Dezember 2027 eingestellt und kann bis dahin weiter genutzt werden.

4. Können DFBnet Verein und das Digitale Vereinsheim während der Übergangszeit parallel genutzt werden?

Ja. Ein Parallelbetrieb ist während der Übergangszeit möglich. Vereine sollten festlegen, ab welchem Zeitpunkt das Digitale Vereinsheim ihr führendes System sein soll.

Die Übernahme bestehender Mitgliederdaten wird individuell begleitet. Nahezu alle Daten können übernommen werden. Das Team unterstützt Vereine beim Import und bei der schrittweisen Umstellung.

5. Wo erhalten Vereine Unterstützung und weiterführende Informationen?

Vereine erhalten beim Einstieg Unterstützung durch Webinare, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Video-Tutorials und persönliche Ansprechpersonen. Auch bei Datenmigration und Onboarding begleitet das Team den Verein individuell.

Weiterführende Informationen zu Funktionen, Preisen, Datenschutz und dem Einstieg finden sich auf der Website des Digitalen Vereinsheims Dein Verein in einer Software | Digitales Vereinsheim. Bei Fragen zur Nutzung oder bei technischen Problemen können Vereine jederzeit Kontakt mit dem Team aufnehmen oder ein unverbindliches Beratungsgespräch vereinbaren Digitales Vereinsheim - Hilfe.

6. Welche Daten werden im Digitalen Vereinsheim verarbeitet?

Das hängt davon ab, welche Funktionen ein Verein nutzt und wie er das Digitale Vereinsheim einrichtet. In Frage kommen beispielsweise Stamm-, Kontakt- und Mitgliedschaftsdaten, Beitrags- und Zahlungsdaten, Kommunikations- und Veranstaltungsdaten.

Verarbeitet werden nur Daten, die für die jeweils genutzten Funktionen erforderlich sind. Die genaue Übersicht ist in der Datenschutzerklärung des Digitalen Vereinsheims zu finden.

7. Werden Mitgliederdaten für Werbung, Marketing oder Profilbildung genutzt?

Aktuell werden im Digitalen Vereinsheim keine personenbezogenen Mitgliederdaten für personalisierte Werbung, Marketing oder Profilbildung genutzt. Die bereits bestehende Einwilligungserklärung schafft lediglich die Möglichkeit, solche Angebote künftig freiwillig zu erhalten. Eine Nutzung kommt erst in Betracht, wenn DFB und Landesverbände gemeinsame, verbindliche Regeln vereinbart haben. Darin wird transparent festgelegt, welche Daten zu welchen Zwecken genutzt werden dürfen und welche Schutzmaßnahmen gelten.

Der Verkauf der Mitgliederdaten an Partner oder Dritte wird in jedem Fall ausgeschlossen sein. Mit einer freiwilligen Einwilligung könnten Nutzerinnen und Nutzer künftig beispielsweise auf für sie passende Angebote hingewiesen werden, etwa auf Aus- und Weiterbildungen, Tickets zu Veranstaltungen oder besondere Aktionen von DFB, Landesverbänden und deren Partnern. Wer keine Einwilligung erteilt, erhält keine personalisierten Angebote; seine oder ihre Daten werden hierfür auch künftig nicht genutzt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Unabhängig davon werden technische Daten, etwa Logfiles und Systeminformationen, benötigt, um das Digitale Vereinsheim sicher zu betreiben, Fehler zu erkennen und die Plattform weiterzuentwickeln. Werbeflächen ohne Einwilligung bleiben ausschließlich kontextbezogen und nicht personalisiert.

8. Wie werden die Daten geschützt?

Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen dem Verein und dem DFB, der bei der Registrierung abgeschlossen wird. Die eingesetzten Dienstleister sind vertraglich an entsprechende Datenschutzpflichten gebunden und in der Datenschutzerklärung aufgeführt.

Zu den Schutzmaßnahmen gehören persönliche Konten, ein Rollen- und Rechtesystem, verschlüsselte Datenübertragung, regelmäßige Datensicherungen und Rechenzentren mit Zutrittskontrolle. Der Verein legt selbst fest, wer welche Daten sehen darf.

Besonders sensible Daten wie Bankverbindungen und SEPA-Mandate sind nur für berechtigte Personen im Verein sichtbar. Ausweisdokumente und Kartendaten, die für Zahlungen im Marktplatz oder die Identitätsprüfung erforderlich sind, verarbeitet ausschließlich der Zahlungsdienstleister Stripe.

9. Wo liegen die Vereins- und Mitgliederdaten, wem gehören sie und wer hat zugriff?

Die Datenhoheit liegt beim Verein. Er entscheidet, welche Daten erfasst werden und wer im Verein darauf zugreifen darf. Das Digitale Vereinsheim verarbeitet Vereins- und Mitgliederdaten ausschließlich im Auftrag des Vereins.

Die Daten werden in der Europäischen Union beziehungsweise im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeitet. Hosting und Infrastruktur stellen Hetzner in Deutschland und Amazon Web Services EMEA in Luxemburg bereit; Datensicherungen liegen bei Impossible Cloud in Hamburg. Den technischen Betrieb übernimmt die coachbetter AG, die Entwicklung die TTMS Schweiz AG. Für die Schweiz gilt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Der DFB hat auf Mitgliederdaten nur insoweit Zugriff, wie dies für Betrieb, Support oder Fehlerbehebung erforderlich ist. Alle Personen mit Zugriff sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

10. Was passiert mit den Daten, wenn ein Mitglied austritt oder ein Verein das Digitale Vereinsheim nicht mehr nutzen möchte?

Ausgetretene Mitglieder werden in das Mitgliederarchiv des Vereins verschoben. Ihr Zugang zum Vereinsbereich in der App endet. Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten – etwa Beitrags- und Buchungsdaten –, bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Frist erhalten. Chat-Nachrichten und Beiträge werden anschließend anonymisiert.

Nach Vertragsende kann ein Verein seine Daten noch 30 Tage lang in gängigen Formaten exportieren. Danach werden die Daten des Vereins gelöscht. Empfohlen wird, den Export rechtzeitig vor Vertragsende vorzunehmen.

11. Welche Pakete gibt es - und was kostet das Digitale Vereinsheim?

Das Basis-Paket ist kostenlos und umfasst die grundlegenden Funktionen für die Vereinsorganisation, darunter Mitglieder-, Abteilungs-, Team-, Funktions- und Gremienverwaltung, Rollen und Rechte sowie Datenimport und -export.

Das Plus-Paket ergänzt diese Funktionen um Beitragsverwaltung und -abrechnung, Dokumentenablage, Platzverwaltung, Vereinskalender, Veranstaltungen und Mitgliederkommunikation. Es kostet den Verein im ersten Jahr derzeit 129 Euro inklusive Mehrwertsteuer, anschließend regulär ab 299 Euro pro Jahr. Ab 300 Mitgliedern steigt der Preis im Plus-Paket pro weiteren 50 Mitgliedern um 12 Euro.

Das Premium-Paket ist angekündigt und soll unter anderem automatisiertes Mahnwesen, Finanzbuchhaltung sowie Personal-, Einsatz-, Raum- und Inventarverwaltung umfassen. Es soll den Verein 589 Euro pro Jahr kosten.

12. Braucht jedes Mitglied ein mein.DFB-Konto?

Nein. Ein Verein kann alle Mitglieder im Digitalen Vereinsheim verwalten - auch Mitglieder ohne eigenes mein.DFB-Konto. An ihrer Mitgliedschaft ändert sich dadurch nichts.

Ein mein.DFB-Konto ist nur erforderlich, wenn ein Mitglied die App selbst nutzen möchte, etwa um Nachrichten zu empfangen, sich zu Terminen anzumelden oder die eigenen Daten zu pflegen. Für das Konto werden Name, E-Mail-Adresse und eine Altersangabe erfasst. Eine Marketing-Einwilligung ist freiwillig und hat keine Auswirkungen auf den Funktionsumfang der App.

13. Welche Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen gelten?

Der Vertrag beginnt, sobald der Verein seine Zugangskennung erhält, und läuft auf unbestimmte Zeit. Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate. Danach verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils zwölf Monate, wenn er nicht vier Wochen vor Ende der laufenden Vertragszeit gekündigt wird. Kündigen kann der Verein über den Kündigungsbutton in der App oder per E-Mail an digitales-vereinsheim@coachbetter.com.