Datenschutz im Verein

Vereine spielen bei der Organisation des deutschen Fußballs eine wesentliche Rolle. Dabei wird auch eine Vielzahl personenbezogener Daten verarbeitet.

Mitgliederverwaltung: Mitgliedschaft, Funktion, Finanzen, u.v.m.

Training: Organisation des Trainings, Fortbildungen, etc.

Vereinsleben: Kommunikation, soziale Events, u.v.m.

Die Spieler*innendaten werden in der Regel für die Dauer der Mitgliedschaft und nach deren Beendigung noch für die Dauer von drei vollen Kalenderjahren, nachdem die Mitgliedschaft beendet wurde, verarbeitet. Besteht keine Verpflichtung die Daten aufgrund anderer Rechtsvorschriften länger zu speichern, werden die Daten nach Ablauf dieser Frist gelöscht.

Das Wichtigste für Vereine:

Wann muss der Datenschutz beachtet werden?

Das Datenschutzrecht gilt immer dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Als personenbezogene Daten gelten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise:

Daten aus der Mitgliederverwaltung (Name, Kontaktdaten, Mitgliedschaft, Abrechnung, usw.)
Daten aus dem Trainings- und Spielbetrieb (Aufstellungen, Fortbildungen, Gesundheitsdaten, usw.)
Vereinsleben (Kommunikation, soziale Events, usw.)
Foto- und Videoaufnahmen
Webseite und Öffentlichkeitsarbeit

Wer ist aus datenschutzrechtlicher Sicht verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist, wer die Zwecke und Mittel einer Datenverarbeitung festlegt. Im datenschutzrechtlichen Sinne kommt den Vereinen hier eine Doppelfunktion zu: Für alle Verarbeitungsvorgänge zur internen Mitgliederverwaltung und dem Vereinsbetrieb sind sie eine eigene verantwortliche Stelle. Gleichzeitig arbeiten die Vereine jedoch auch den Landesverbänden zu, etwa bei der Verwaltung von Spielberechtigungen für das DFBnet. In diesem Fall liegt die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit bei den Landes- bzw. Regionalverbänden. Die DFB GmbH fungiert dabei als Auftragsverarbeiterin.

Für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben ist der Vorstand verantwortlich.

Welche Pflichten sind insbesondere zu beachten?

Grundsätzlich ist die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften natürlich insgesamt wichtig. Gleichwohl gibt es verschiedene Handlungsstränge, die in der Praxis eine besonders große Bedeutung haben. Dazu gehören:

Die Erfüllung von Informationspflichten gem. Art. 13 DSGVO (z.B. gegenüber den Vereinsmitgliedern oder auf der Vereins-Webseite)
Bereithalten von Einwilligungserklärungen und anderen relevanten Formularen
Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs)
Falls erforderlich, Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (soweit in der Regel mindestens 20 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind)

Im Internet findet sich eine Vielzahl von Ratgebern für Datenschutz im Verein. Die nachfolgende Liste bietet einen groben, jedoch nicht abschließenden Überblick:

Wann benötigt der Verein einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Immer dann, wenn der Verein die Daten nicht selbst verarbeitet, sondern einen Dienstleister bzw. dessen Software in Anspruch nimmt, könnte ein sogenannter Auftragsverarbeitungsvertrag (kurz: AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich sein (siehe auch oben: "Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich?").

Die DFB GmbH & Co. KG wird häufig als Auftragsverarbeiterin tätig. Ein Auftragsverarbeitungsverhältnis zwischen Verein und dem DFB besteht jedoch nur dann, wenn der Verein die Online-Vereinsverwaltung "DFBnet Verein" oder die Finanzverwaltung "DFBnet Finanz" nutzt. Hierzu finden Sie weiter unten den Muster-AVV. Das generelle DFBnet (mit dem Spielbetrieb, Passwesen etc.) wurde durch die Mitgliedsverbände des DFB beauftragt und für diese Datenverarbeitung besteht kein direktes Auftragsverhältnis zwischen dem DFB und den Vereinen. Die DFB GmbH & Co. KG und die jeweiligen Landesverbände haben hierzu einen ordnungsgemäßen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Ein AVV zwischen dem Verein und dem DFB ist nicht erforderlich.

Weiterführende Informationen

Die Verarbeitung von Spieler*innendaten

Die Verarbeitung von Spieler*innendaten durch die Vereine hat vielfältige Gründe, z.B. die Erstellung von Spielberichten sowie die Erstellung von Spieler*innenfotos und deren Nutzung im DFBnet zur Ausstellung von Spielberechtigungen durch die Landesverbände. Die Vereine leisten damit einen elementaren Beitrag zur Durchführung eines ordnungsgemäßen Spielbetriebs. Darüber hinaus besteht ein Interesse an Presseberichterstattung, wobei die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen gegenüber dem Berichterstattungsinteresse abzuwägen sind. Wenngleich die Vereine hier überwiegend mit den Landesverbänden interagieren, hat der DFB ein Positionspapier erarbeitet, das Vereinen eine Hilfestellung bieten soll.

Verarbeitung von Spieler*innendaten

Informationsblatt und Muster-Formulare

Der DFB hat für die Verarbeitung von Spieler*innendaten ein Informationspapier erarbeitet, das die für den Spielbetrieb erforderlichen sowie die weitergehenden Verarbeitungsvorgänge beschreibt. Ebenfalls enthalten sind Muster-Formulare für die Erhebung relevanter Daten (auch von Minderjährigen) sowie Einwilligungserklärungen zur weitergehenden Nutzung von Informationen im Internet. Informationen zur Verarbeitung von Spieler*innendaten

DFBnet Verein und DFBnet Finanz

In Ergänzung zum allgemeinen DFBnet der Fußballverbände, das mit DFBnet SpielPLUS die Organisation des Spielbetriebs im Fokus hat und dem selbstverständlich auch die Vereine angeschlossen sind, bietet die DFB GmbH & Co. KG allen Vereinen auch eine Vereinsverwaltungssoftware, DFBnet Verein, und Finanzbuchhaltung, DFBnet Finanz, an. Beide Module sind jeweils als eigenständige Komponente mit separaten Rechtsverhältnissen zu betrachten. Mit DFBnet Verein und DFBnet Finanz erhalten die Vereine leistungsfähige Werkzeuge zur Organisation ihrer internen Aufgaben. Die Anwendungen überzeugen besonders durch die einfache Bedienbarkeit und die Internet-Fähigkeit. Dadurch kann die Verwaltungsarbeit im Verein auf mehrere Schultern verteilt werden, was die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Funktionsträgern erleichtert. Die Daten werden dabei sicher und geschützt in einem Rechenzentrum in Deutschland verwaltet. Das Vertragsverhältnis bei der Nutzung von DFBnet Verein bzw. DFBnet Finanz besteht direkt zwischen dem Verein und der DFB GmbH & Co. KG. Als Kunde von DFBnet Verein bzw. DFBnet Finanz sind die Vereine selbständige Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes. Der Service wird dabei von der DFB GmbH & Co. KG als Auftragsverarbeiterin angeboten.

Auftragsverarbeitungsvertrag für die Vereinsverwaltungssoftware "DFBnet Verein" und die Finanzbuchhaltung "DFBnet Finanz"

Ein Muster über den Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu DFBnet Verein und DFBnet Finanz mit der DFB GmbH & Co. KG können Sie unter folgendem Link herunterladen:
Muster AVV

Unterauftragsverarbeiter

Zur Erbringung der Dienste durch die DFB GmbH & Co. KG werden die folgenden Unterauftragnehmer eingesetzt (Stand Dezember 2022):

Zweck des Auftragsverhältnisses	Auftragnehmer
Hosting	PlusServer GmbH, Hohenzollernring 72, 50672 Köln

Was ist zu beachten?

Foto- und Videonutzung

Die Foto- und Videonutzung ist auch im Fußball ein wichtiges Thema. Als Betroffene kommen hier alle im Fußball beteiligten Personen in Betracht: Spieler*innen, Schiedsrichter*innen, Trainer*innen, weitere Funktionär*innen und Zuschauende. Auch die Anwendungsfälle unterscheiden sich mitunter deutlich: Denkbar ist z.B. eine private Nutzung, journalistische Berichterstattung, Vereinskommunikation, Spielbetrieb und Training. Je nach Anwendungsbereich sind dabei verschiedene Rechtsgrundlagen anzuwenden.

Positionspapier zu Foto- und Videoaufzeichnungen im Fußball

Öffentlichkeitsarbeit

Bezüglich des Fußballs insgesamt ist auch die Öffentlichkeitsarbeit von großer Wichtigkeit. Entsprechend kann der Verein auch zu diesen Zwecken personenbezogene Daten verarbeiten. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus dem Erfordernis der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, dem Informationsinteresse der Allgemeinheit und der Transparenz des Spielbetriebs.

Die Verweigerung einer Einwilligung über die Veröffentlichung oder Übermittlung des Spieler*innenfotos zur Öffentlichkeitsarbeit der vorgenannten personenbezogenen Daten hat keine Auswirkungen auf das sonstige Rechtsverhältnis zum Verein.