Aufwendungen für die Geschäftsstelle sind abteilungsübergreifend.
Schlüssel zur Beitragsverteilung
Beiträge einnehmen ist eine erfreuliche Seite, die "gerechte" Verteilung innerhalb eines (Mehrsparten-)Vereins eine andere, leider häufig problematische. Dabei gilt, dass Beiträge gemäß den Aufgaben der einzelnen Abteilungen/Sparten bzw. des Hauptvereins zu verteilen sind. Kriterien sind der Finanzbedarf und die gewünschte Eigenständigkeit der Bereiche. Grundlegende Aspekte sind
- die abteilungsübergreifenden Aufgaben und der damit verbundene Finanzbedarf,
- der Finanzbedarf der Abteilungen bzw. Sparten,
- die gewünschte Eigenständigkeit dieser Bereiche und
- die Nutzung der Mittelverteilung zur Anregung von Aktivitäten.
Auch wenn die meisten Vereinsmitglieder den Fokus auf ihren spezifischen Sportbetrieb legen, wird ein Teil der Vereinsaufgaben durch den Gesamtverein wahrgenommen. Diese erfordern nicht nur eine entsprechende Aufstellung, sondern schaffen auch organisatorische Klarheit:
- Aufwendungen für abteilungsübergreifende Gremienarbeit (z. B. Vorstand, Jahreshauptversammlung)
- Versicherungen, Verbandsbeiträge
- Aufwendungen für die Geschäftsstelle
- Aufwendungen für abteilungsübergreifende Veranstaltungen (z. B. Vereinsfest)
- Aufwendungen für Aus-, Fort- und Weiterbildung von Mitarbeitern (z. B. Vereinsmanager im Vorstand oder Vereinsjugendmanager)
- Unterstützung von Projekten in den Abteilungen (z. B. Mitarbeiterqualifikation)
Unabhängig von der Mittelverteilung auf die Abteilungen muss sich der Vorstand einen finanziellen Spielraum erhalten. Diese Mittel dienen nicht einer beliebigen Vergabe, sondern sollen im Einvernehmen der Vorstandsmitglieder für besondere Notlagen (z. B. Defekt eines wichtigen Sportgeräts, Reparaturbedarf im Vereinsheim) oder zur Belohnung besonderer Leistungen (z. B. Meisterschaft, gelungene Außenwirkung) eingesetzt werden.
Werden im Verein keine Abteilungsbeiträge erhoben, ist eine finanzielle Zuweisung im Rahmen der Budgetierung erforderlich. Grundlage sind die folgenden Kostenposten und die Aufgabenaufteilung:
- Gruppenleiter und andere abteilungsspezifische Mitarbeiter
- Durchführung der Abteilungsangebote
- Ausbildungsmaßnahmen für Abteilungsmitarbeiter
- durch den Abteilungsleiter abgerechnete Verwaltungskosten
- abteilungsinterne Veranstaltungen (Feste, Ausflüge etc.)
Die einzelnen Abteilungen sollten im Rahmen von Aufwandsschätzungen ihren Bedarf anmelden und mit dem Vorstand bzw. dem Schatzmeister ein Budget aushandeln. Dieses orientiert sich häufig an den Beitragseingängen durch die Abteilungsmitglieder und den spezifischen Aufwendungen für den Sportbetrieb. Bei dieser Budgetierung können z. B. eine besonders umfangreiche Nachwuchsarbeit oder eine erfolgreiche Abteilungsarbeit durch Zuschläge honoriert werden.
Generell bedeutet die Eigenständigkeit von Abteilungen/Sparten eine Entlastung für den Vorstand. Die Budgetabstimmung, das Controlling und die Abrechnung zum Jahresende sind im Extremfall die dann noch verbleibenden Aufgaben. Jedoch muss dabei immer berücksichtigt werden, dass der Vorstand juristisch die Verantwortung trägt.
Die Verteilung der Beiträge kann auch dazu genutzt werden, Impulse für die Vereinsentwicklung zu setzen. Es ist z. B. denkbar, dass ein Teil der Mittelzuweisungen für Abteilungen an ein Punktesystem gebunden wird. Dieses Punktesystem kann sich nach
- der Beteiligung an abteilungsübergreifenden Tätigkeiten (z. B. Projekte, Ämter),
- besonderen Angeboten im Bereich der sportlichen und außersportlichen Jugendarbeit (z. B. Jugendbegegnung, Zeltlager) oder
- besonderen Leistungen bei der Beteiligung an regionalen Veranstaltungen (Stadtfesten, Umzügen usw.) richten.
Dies sind natürlich nur Beispiele. Die Impulse müssen aus dem Vereinskonzept entwickelt werden, damit die Akzeptanz bei den Mitgliedern gesichert ist.
Aufgrund der Punkteverteilung ergibt sich ein Budgetzuschlag für die einzelnen Abteilungen. Die Punkteverteilung kann an Sachkriterien orientiert werden oder erfolgt durch ein abteilungsübergreifend zusammengesetztes Gremium.
Generell gilt bei der Gestaltung und Verteilung der Beiträge als Faustregel: So einfach wie möglich. Jede zusätzliche Regelung führt auch zu deutlichem Verwaltungsmehraufwand.
