Für welche Aufgaben brauche ich welche Mitarbeiter?

Ihr Verein braucht ehrenamtliche Mitarbeiter. Nun gut. Aber für welche Aufgabenbereiche überhaupt? Wie viel Zeit muss derjenige mitbringen? Welche Qualifikationen sollte er haben? Ist so jemand vielleicht schon in ihrem Verein?

Um systematisch, geplant und ganzjährig neue Ehrenamtliche zu gewinnen, muss ein Verein strukturiert vorgehen. Bevor Sie also auf die Suche gehen, ist eine gründliche Bedarfsanalyse angebracht.

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Der Bedarf an Mitarbeitern steht in engem Zusammenhang mit der Philosophie des Vereins. Es ist die Aufgabe des Vorstandes, die Richtung und Grundwerte des Vereins festzulegen. Liegt der Fokus auf Breiten- oder Leistungssport? Spielt die Nachwuchs- oder Erwachsenenabteilung eine größere Rolle? All diese Entscheidungen haben Einfluss auf die Aktivitäten des Vereins und somit auch auf den Bedarf an haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitern.

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In diesem Schritt werden sämtliche im Verein anfallenden Aufgaben gesammelt. Hierzu gehören nicht nur die Aufgaben, die bereits erledigt werden, sondern auch solche Bereiche, die im Idealfall erledigt werden sollten. Auch der zeitliche Aufwand und benötigte Fähigkeiten und Kenntnisse sollten festgehalten werden.

Lassen Sie die aktuellen Amtsinhaber ihre Aufgaben und Vorstellungen niederschreiben. Oder veranstalten Sie einen gemeinsamen Workshop. Es hat sich bewährt, die einzelnen Aufgaben so auf Karten festzuhalten, dass pro Aufgabe eine Karte benutzt wird.

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Da nicht für jede formulierte Aufgabe eine ausführende Person zur Verfügung steht, werden mehrere Tätigkeiten zu bestimmten Aufgabenbereichen zusammengeführt.

Bei diesem Arbeitsschritt sind die beschrifteten Karten sehr hilfreich, da sie so lange einfach und beliebig verschoben werden können, bis eine deutlich sichtbare Zuordnung erreicht ist. Diese Vorgehensweise verdeutlicht die Anzahl und den fachlichen Bezug der einzelnen Bereiche.

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Mit Hilfe einer genauen Beschreibung der einzelnen Stellen grenzen Sie die jeweiligen Aufgabengebiete eindeutig voneinander ab und schaffen Transparenz. Diese Aufgabenprofile bringen Struktur in Ihre Vereinsarbeit.

Hierbei sind nicht nur die einzelnen Aufgaben genau zu formulieren, sondern zum Beispiel auch die Zusammenarbeit mit anderen Personen, Abgrenzung gegenüber anderer Stellen, Verantwortlichkeiten, Weisungsbefugnisse, Über- / Unterordnungsverhältnisse und Kompetenzanforderungen.

Bei der Neubesetzung einer Funktion kann es unter Umständen wichtig und notwendig sein, Aufgaben von einer auf eine andere Stelle zu übertragen. Diese Neugestaltung der Stellenbeschreibung wird insbesondere dann zweckmäßig, wenn auf Fähigkeiten, Neigung und Motivation eines neuen Mitarbeiters Rücksicht genommen werden soll.

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Der kurz- und mittelfristige Bedarf an Mitarbeitern lässt sich mit Hilfe von Ist-Analysen ermitteln. Machen Sie sich im Rahmen einer Bedarfsanalyse bewusst, wie die aktuelle Vereinssituation im Hinblick auf die kommende Saison und darüber hinaus aussieht. Wichtig ist eine Unterscheidung nach Quantität (Wie viele Ehrenamtliche sind vorhanden?) und Qualität (Welche Fähigkeiten haben die Ehrenamtlichen?). Das kann am besten anhand der Funktions- und Zielgruppen geschehen, die bei der Aufgabenzuordnung ermittelt wurden.

Nutzen Sie das Arbeitsblatt für die Bedarfsanalyse und schätzen Sie für die jeweiligen Funktionen ein, ob Ihre Situation quantitativ und qualitativ zufriedenstellend ist oder ob Handlungsbedarf besteht.

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Bevor Sie handeln, checken Sie das Ergebnis Ihrer Bedarfsanalyse und beantworten Sie folgende wichtige Fragen zum Mitarbeiterbedarf:

  • Wie viele Mitarbeiter werden für welche Aufgaben benötigt?
  • Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sind dabei erforderlich?
  • Wie hoch ist der zeitliche Aufwand für die Mitarbeiter?
  • Bis wann werden diese Mitarbeiter benötigt?
 

Nun wissen Sie, wo Ihr Verein Mitarbeiterbedarf hat und wo Sie schon gut aufgestellt sind. Und nicht nur das: Anhand dieser Ergebnisse können Sie nun im Vorstand ermitteln, wie viele neue Ehrenamtliche Sie benötigen und welche Fähigkeiten diese mitbringen sollten (Stichwort Quantität und Qualität).