Turnierplanung leicht gemacht

[bild1] Ein gut organisiertes Turnier kann für jeden Verein der Höhepunkt im Sportjahr darstellen. Doch während ein Test- oder Freundschaftsspiel mit wenigen Anrufen schnell organisiert ist, die Saisonspiele im Wesentlichen vom Verband organisiert werden, sind Turniere für die Vereinsmitarbeiter deutlich arbeitsintensiver.

Geht man in der Fußballgeschichte zurück zu den Anfängen, so wurden – als der Fußball noch in den Kinderschuhen steckte und es nur wenige Mannschaften gab – zunächst lediglich vereinzelt Spiele durchgeführt. Mit der Zunahme der Mannschaften entwickelte sich der Wunsch der Fußballer, sich mit mehreren Teams zu messen, es wurden Turniere veranstaltet.

Letztlich entwickelten sich daraus ganze Spielrunden, heute der Kern des Fußballsports. Und dennoch zeigen die ganz großen Turniere um Welt- und Europameistertitel, dass hier, sozusagen im Zeitraffer und somit packender und emotionaler, intensiv mitgefiebert wird.

Blitzturniere schwer im Kommen

Wie bei anderen Projekten auch, so steht bei einem Fußballturnier eine Idee, eine Vision am Anfang. Jugend-, Aktiven-, Frauen-, AH- oder Schulturnier? In der Vorbereitungsphase sind Blitzturniere schwer im Kommen. Meist reicht die Infrastruktur des veranstaltenden Vereins aus, um drei bis vier Mannschaften unterzubringen und zu versorgen.

An einem Nachmittag oder Abend können drei bis vier Spiele mit verkürzter Spieldauer problemlos durchgeführt werden, der Turniermodus wirkt auf Spieler, aber auch auf Zuschauer motivierender und die Trainer können an einem Tag ihr Team gegen mehrere Gegner testen, können experimentieren.

Ähnliches gilt für Turniere in der Vorbereitungsphase, die über mehrere Abende, meist unter der Woche, durchgeführt werden. Im Auge sollte man hier allenfalls die Beanspruchung der Plätze haben, um nicht in einer frühen Saisonphase den Rasen schon zu sehr strapaziert zu haben.

Anders sieht es aber schon aus, wenn man nach Saisonende oder in der Winterpause in der Halle noch ein Angebot für den Nachwuchs schaffen will. Doch hierbei muss das Rad nicht neu erfunden werden, denn eine ganze Reihe von Aspekten bei der Vorbereitung sind bei vielen Turnieren ähnlich, so dass man sich bei erfahrenen Veranstaltern umhören kann. So kann man bei der Organisation eines Turniers vier Phasen unterscheiden:

Sportlicher Wettkampf und Meinungsaustausch

1. Vision/Idee: Wege, um Visionen und Ideen zu entwickeln, gibt es viele. Oft sind die Visionen abhängig von den handelnden Personen bzw. eng mit ihnen verbunden. So wurde zum Beispiel der heutige internationale U 19-Yokohama-Cup des FC Ostrach erstmals 1971 vom Pädagogen Franz Forster als A-Jugendturnier angeboten, um den Jugendlichen die Möglichkeit zum sportlichen Wettkampf, aber auch zum Meinungsaustausch zu geben – heute eines der deutschen Top-Turniere für europäische U 19-Spitzenteams.

Für Bülent Babür, Jugendtrainer beim FC Böhringen, ging es beim Benefizturnier „Kinder spielen für Kinder“ für U 14- und U 16-Mannschaften von Anfang an darum, Mittel zu erwirtschaften, um Kindern in Not zu helfen. Und der FC Emmendingen veranstaltet ein Crocky-Turnier für Schüler, nicht zuletzt um Talente für den Nachwuchs zu entdecken. Wichtig in dieser Phase: Ziele, aber auch Grenzen festlegen!

2. Planung: Hat man sich entschlossen, den Visionen auch wirklich Taten folgen zu lassen, dann geht es an die konkretere Planung. Ein Organisationskomitee muss sich finden und eine klare Marschtabelle erstellen, aus der hervorgeht, wer was bis wann zu erledigen hat. Sind die grundlegenden Fragen zur Ausrichtung des Turniers geklärt, kann und soll delegiert werden: Wer kümmert sich um die Bewirtung? Wer um die Kontakte zu anderen Mannschaften?

Bei mehrtägigen Turnieren: Müssen Gästemannschaften unter gebracht und verpflegt werden? Zunehmend entscheidend für den finanziellen Erfolg eines Turniers: Wer kümmert sich um die Öffentlichkeitsarbeit? Wer stellt Kontakte zu möglichen Sponsoren oder Gönnern her? Ein Spielplan kann schon als Rahmenplan entwickelt werden. Hier helfen Tabellenkalkulationsprogramme weiter. Über 20 unterschiedliche Pläne finden Sie in der Turnierecke (siehe unten).

Materialien, Schiedsrichter, Erste Hilfe...

Je näher der erste Anstoß rückt, desto mehr geht es an ganz konkrete Maßnahmen: Materialien (Tore, Bälle, Pokale, Urkunden, Preise) besorgen, Schiedsrichter einteilen, Erste Hilfe während des Turniers sicherstellen. Kurz vor dem Turnier gilt es dann noch den Zahlungseingang zu überprüfen (z. B. bei Teilnahmegebühr), Vorschau und Einladung an die Lokalpresse zu senden und den Feinschliff an der Infrastruktur (z. B. Lautsprecheranlage oder Versorgungsstände) vorzunehmen.

Regeln festlegen! Was geschieht bei Punktgleichheit? Entscheidet das Torverhältnis oder der direkte Vergleich? Gibt es bei einem Remis in der K.-o.-Runde Verlängerung oder gleich ein Sieben- oder Elfmeterschießen? Bei Jugendturnieren in der Halle oder auf Kleinfeld, die über Verbands- oder Landesgrenzen gehen, müssen Gästeteams eventuell auf Regeldifferenzen hingewiesen werden. Und natürlich muss man auch die Bewirtung der Zuschauer und Spieler organisieren.

Hier hat Sabine Kiefer vom GSV Maichingen einige ganz praktische Tipps zu bieten. Bei den 13 Hallenturnieren, die der Verein jedes Jahr ausrichtet, ist sie ehrenamtlich für die Bewirtung verantwortlich und hat über die Jahre entsprechende Erfahrungen gesammelt: „Ich übergebe den entsprechenden Trainern Arbeits- und Zeitlisten für die Eltern. Alle drei Stunden findet hinter dem Tresen ein Wechsel statt und jede beteiligte Spielerfamilie sollte einen Kuchen bereitstellen.“

Preise müssen stimmen

[bild2] Bei Sabine Kiefer scheinen die Turniere fast schon industriell getaktet zu sein. In entsprechenden Elternabenden werden die Angehörigen der F- bis A-Junioren alle auf dieselbe Weise «angelernt», damit das System über die Jahre durchgängig effizient erhalten bleibt – „eine Stunde vor Spielbeginn werden immer die Brötchen geschmiert, der Fleischkäse kommt um 10, der Kuchen um 12 und die letzte Schicht ist kürzer, weil hier die am Vorabend montierte Theke wieder abgebaut werden muss“, erklärt Sabine Kiefer bestimmt.

Aber auch das Angebot ist von ihr genauestens durchgeplant: „Wir wollen uns ja nicht in tausend Kleinigkeiten verstricken“ – neben Fleischkäse und Kuchen gibt es Butterbrezeln, belegte Wurst- und Käsebrötchen, Schokoriegel sowie Tee und Kaffee zum Trinken. Wesentlich ist dabei, dass die Preise stimmen. „Wir sparen uns mit unseren günstigen Angeboten eine Menge Zeit beim Aufräumen, erklärt die 45-jährige Mitorganisatorin.

Denn die Mannschaften wissen schon, dass man nach Maichingen keine eigene Verpflegung mitbringen muss – und somit quellen die Mülleimer auch nicht mit Papier- und Plastiktüten über. Beim Bezahlsystem setzt Sabine Kiefer übrigens auf das Bon-System. Dies sei effizient und die unterschiedlichen Schichten bei der Essensausgabe müssen nicht das Rechnen anfangen, sondern können sich ganz aufs Bewirten konzentrieren.

3. Realisation: Begrüßung und Betreuung der Mannschaften, der Schiedsrichter, der Gäste und gegebenenfalls der Presse und der Sponsoren, Turnierleitung festlegen, Ergebnisaushang aktualisieren, Durchführung der Siegerehrung, Bezahlung der Schiedsrichter. Zeitnah sollte ein Pressebericht verfasst und versandt sowie die finanzielle Bilanz (Einnahmen/Ausgaben) erstellt werden. Beim GSV Maichingen hat man über die Jahre aber auch ganz „weiche“ Faktoren entwickelt: So ist es üblich, den Verkaufstresen mit Blick aufs Spielfeld aufzubauen.

So hat keiner der eingeteilten Helfer das Gefühl, etwas zu verpassen. Und nach getaner Arbeit bedanken sich die Organisatoren des Turniers ausdrücklich bei den Eltern und lassen den Abend bei einem Getränk gemeinsam ausklingen. „So entsteht ein gutes Gefühl, miteinander etwas erreicht zu haben“, sagt Sabine Kiefer – und dies sei die Basis für den Erfolg des kommenden Turniers.

"Was machen wir nächstes Mal besser?"

4. Reflexion: Was lief gut? Was lief schlecht? Wurden die Ziele erreicht? Was muss oder kann bei einer Neuauflage verbessert werden? Am besten eine ausführliche Dokumentation erstellen, denn die Arbeit, die man hier investiert, spart man bei einer möglichen Neuauflage im Folgejahr.

Andreas Barth vom FC Ostrach kann bei seiner Vorbereitung auf den U 19-Yokohama-Cup 2012 auf 40 Jahre Turniererfahrung zurückblicken, da greifen die Zahnräder bei der Vorbereitung gut ineinander. „Wir haben einen Ablaufplan bis zum Tag X, an dem der erste Ball rollt“, so der Turnierorganisator. Und frei nach Herberger heißt es auch hier: Nach dem Turnier ist vor dem Turnier, denn vier Wochen nach der Auflage 2012 geht es an die Vorbereitung für 2013.

Der harte Kern in Ostrach besteht aus sieben Personen. Rund um die drei Turniertage ist aber fast der ganze Verein eingebunden. Doch dies birgt auch Gefahren. Denn in Zeiten, in denen ehrenamtliche Helfer schwer zu finden sind, wird hier reichlich „Manpower“ eingefordert, der an anderer Stelle fehlen könnte. „Die Kapazitäten reichen schon noch aus, um den Vereinsalltag zu stemmen. Doch es gibt eine Reihe von Ideen, an die wir uns nicht mehr machen können“, erkennt auch Barth, sieht jedoch auf der anderen Seite auch: „So ein Turnier bietet aber eine Motivation für viele, sich im Verein einzubringen. So ein Turnier hat seinen Reiz.“

Und was empfiehlt der Turnierroutinier anderen Veranstaltern: „Auf jeden Fall nie alles selber machen – delegieren! Man muss auch mal `nein` sagen können und ein klares Ziel vor Augen haben, sich nicht verzetteln!“

Termin muss passen!

Als Turnierneuling hingegen muss man noch Lehrgeld bezahlen. „Wir wollten in unserem Konzept möglichst frühzeitig Fakten liefern und haben uns daher früh auf einen Termin festgelegt. Später haben wir dann festgestellt, dass einige hochkarätige Mannschaften viele Spieler zum zeitgleich stattfindenden Auswahlturnier in Duisburg abstellen mussten und daher nicht antreten konnten. „Zudem war in Singen Stadtfest, in Konstanz Flohmarkt, so dass die Zuschauerresonanz etwas litt“, umschreibt Bülent Babür seinen gravierendsten „Anfängerfehler“.

Doch warum macht man so etwas, wenn zur „normalen Vereinsarbeit mit der Veranstaltung eines Turniers ein großes Maß an Arbeit und auch Verantwortung auf die Organisatoren zukommt? Über 20 000 Euro wurden in Böhringen über das Turnier erwirtschaftet und der Egidius-Braun-Stiftung für die Mexico-Hilfe des DFB zur Verfügung gestellt.

Keine Frage, dass bei solch einem Ergebnis, das selbst die Kooperationspartner beim DFB überraschte, die zweite Auflage schon in Planung ist. Auch beim FC Ostrach hat man die wirtschaftliche Seite im Blick. „Das füttert den Verein schon!“, räumt Barth ein, ergänzt aber auch: „Aber man darf vor allem den Spaß nicht verlieren.“

In unseren Turnierecken für Erwachsene/Aktive und Kinder/Jugend finden Sie eine Checkliste für die Organisation, Mustervorlagen (Anschreiben, Turnierordnung) und über 20 Turnierpläne.